বেতন ও ফি আদায়

SchoolDesk-এ ফি-র কাজ চলে এই ক্রমে: ফি-এর খাত ও কাঠামো ঠিক করা → প্রতি মাসে বিল তৈরি → কাউন্টারে আদায় ও রসিদ → বকেয়া তাগাদা। প্রতিটি বিল আর রসিদ হিসাবের খাতায় (জার্নালে) নিজে নিজে ওঠে।

মালিক সব কাজ পারেন। মেনু: ফি › ফি আদায়, ফি-র বিল, মানি রসিদ, বকেয়া, মাসিক বিল তৈরি, ফি-এর খাত ও কাঠামো, ছাড় ও বৃত্তি।

মাসিক বিল তৈরি

1. ফি › মাসিক বিল তৈরি খুলুন।
2. মাস বাছুন (চলতি মাস আগে থেকেই বাছা থাকে)। শুধু একটি শ্রেণির বিল চাইলে সব শ্রেণি বদলে সেই শ্রেণি বাছুন।
3. কার্ডগুলো মিলিয়ে নিন: নতুন বিল (কতজনের বিল হবে), আগেই বিল করা, মোট বিল হবে (ছাড় বাদে), জমার তারিখ। নিচের টেবিলে শ্রেণিভিত্তিক হিসাব।
4. {n}টি বিল তৈরি করুন চাপুন। নিশ্চিত করার প্রশ্ন আসবে — "…-এর জন্য মোট …-এর …টি বিল তৈরি করবেন?" — OK চাপুন।

ক্যাম্পাসের প্রতিটি সক্রিয় শিক্ষার্থীর একটি বিল হয়: টিউশন ও কাঠামোর অন্যান্য খাত, পরিবহন ও হোস্টেল, ছাড় আর ভাই-বোন ছাড়সহ। আবার চালালে শুধু যাদের বিল বাকি তাদেরই হয় — দ্বিগুণ বিলের ভয় নেই। সবার বিল হয়ে গেলে লেখা আসে "সব শিক্ষার্থীর এ মাসের বিল আগেই হয়েছে।"

নিচে এ বছর বিল করা মাস টেবিলে প্রতিটি মাসের বিল, আদায় আর বাকি। মাসের নাম চাপলে সেই মাসের বিলগুলো খোলে।

কাউন্টারে ফি আদায়

1. ফি › ফি আদায় খুলুন।
2. উপরের খোঁজার ঘরে শিক্ষার্থী খুঁজুন — আইডি, নাম, অভিভাবকের ফোন, অথবা শ্রেণি ও রোল (যেমন 6 12 মানে ষষ্ঠ শ্রেণির রোল ১২)। তালিকা থেকে সঠিক শিক্ষার্থী বাছুন।
3. বাঁ দিকে শিক্ষার্থীর ছবি, শ্রেণি, অভিভাবকের ফোন আর মোট বাকি দেখুন।
4. ডানে বকেয়া বিল তালিকায় সবচেয়ে পুরোনো বিল থেকে টিক দেওয়া থাকে। যে মাসগুলো দেবে শুধু সেগুলো রাখুন — একটি বিলে চাপলে সেটি পর্যন্ত টিক থাকে। সব / নেই দিয়ে সব টিক দিন বা তুলে দিন।
5. গৃহীত টাকা (৳) ঘরে টিক দেওয়া বিলের মোট আপনা-আপনি বসে। অভিভাবক কম বা বেশি দিলে ঘরে আসল টাকা লিখুন। আগের অবস্থায় ফিরতে টিক দেওয়া বিলের সমান চাপুন।
6. মাধ্যম বাছুন: ক্যাশ, কার্ড, বিকাশ, নগদ, রকেট বা ব্যাংক। ক্যাশ ছাড়া অন্য মাধ্যমে ট্রানজেকশন আইডি (TrxID) বা রেফারেন্স লিখুন।
7. চাইলে নোট (ঐচ্ছিক) লিখুন।
8. নিচের সারাংশ মিলিয়ে নিন: বিল পরিশোধ, বিলম্ব জরিমানাসহ, অগ্রিম হিসেবে থাকবে, এরপর বাকি।
9. সংরক্ষণ ও রসিদ প্রিন্ট চাপুন (কিবোর্ডে F9)। "রসিদ … সংরক্ষিত হয়েছে" দেখাবে আর নতুন ট্যাবে রসিদ প্রিন্টের জন্য খুলবে।

পেমেন্ট এসএমএস চালু থাকলে অভিভাবক রসিদ নম্বর আর বাকি টাকার এসএমএস পান। পাতার উপরে আজ আপনি: …টি রসিদে … দেখায় আপনি আজ কত আদায় করলেন।

কম বা বেশি টাকা হলে

• কম দিলে টাকা পুরোনো বিল থেকে ক্রমে বসে; শেষ বিলের পাশে "… পরিশোধ" লেখা থাকে, বাকিটা বকেয়া থাকে (বিলের অবস্থা আংশিক পরিশোধিত)।
• বেশি দিলে বাড়তি টাকা অগ্রিম হিসেবে থাকে। পরে অগ্রিম … ব্যবহার করুন চাপলে অগ্রিম নতুন বিলে বসে যায়।
• কোনো বিলে টিক না দিয়ে শুধু টাকা লিখলে সব বকেয়া বিলে পুরোনো থেকে ক্রমে বসে।
• পুরোনো বিল বাকি রেখে বেশি টাকা নিলে সতর্ক করে: "পুরোনো বিল বকেয়া থাকা সত্ত্বেও … অগ্রিম হিসেবে রাখা হবে। চালিয়ে যাবেন?"

বিলম্ব জরিমানা

জমার তারিখ পার হলে বিলে "+ বিলম্ব জরিমানা …" দেখায়। অধ্যক্ষ কাউন্টারে বিলম্ব জরিমানা মওকুফ টিক দিয়ে মওকুফের কারণ লিখে মওকুফ করতে পারেন। অন্যরা দেখেন: "মেয়াদোত্তীর্ণ বিলে … বিলম্ব জরিমানা যোগ হবে। শুধু অধ্যক্ষ মওকুফ করতে পারেন।"

কাউন্টারের অন্য বোতাম

• চার্জ যোগ করুন — আইডি কার্ড বদল, পিকনিক, হারানো বই ইত্যাদির জন্য আলাদা বিল: কিসের জন্য, ফি-এর খাত, পরিমাণ (৳) দিয়ে শিক্ষার্থীর বিলে যোগ করুন।
• এখনই ভর্তি ফি বিল করুন — নতুন শিক্ষার্থীর ভর্তি/সেশন ফি এখনো বিল না হলে নীল বাক্সে দেখায়।
• ফি বিবরণী — শিক্ষার্থীর সব বিল ও পরিশোধের বিবরণী প্রিন্ট।
• সব বিল — এই শিক্ষার্থীর সব বিলের তালিকা।
• সাম্প্রতিক রসিদ — শেষ কয়েকটি রসিদ, পাশের প্রিন্টার আইকনে আবার প্রিন্ট।

ফি-র বিল দেখা ও ঠিক করা

ফি › ফি-র বিল-এ ক্যাম্পাসের সব বিল। উপরে খুঁজুন (বিল নং, শিক্ষার্থীর নাম বা আইডি), আর ছাঁকুন সব মাস, সব অবস্থা (অপরিশোধিত বা আংশিক পরিশোধিত, অপরিশোধিত, আংশিক পরিশোধিত, পরিশোধিত, বাতিল), সব শ্রেণি দিয়ে। কার্ডে মোট বিল হয়েছে, ছাড়, সংগৃহীত, বাকি।

বিল নম্বর চাপলে বিলের পাতা খোলে: খাতভিত্তিক টাকা, ছাড়, বিলম্ব জরিমানা, এই বিলের পরিশোধ আর ইতিহাস। উপরের বোতাম:

• বিল প্রিন্ট — বিলের কপি।
• আদায় — সরাসরি কাউন্টারে এই শিক্ষার্থীকে নিয়ে যায়।
• ছাড় / জরিমানা (অধ্যক্ষ) — খাতভিত্তিক ছাড় ও নোট, বিলম্ব জরিমানা (৳), আর বাধ্যতামূলক কারণ।
• বিল বাতিল (অধ্যক্ষ) — কারণ লিখে বাতিল। বিলটি কেটে দেওয়া অবস্থায় রেকর্ডে থাকে। টাকা জমা হয়ে থাকলে আগে সেই রসিদ বাতিল করতে হয়।

মানি রসিদ ও প্রিন্ট

ফি › মানি রসিদ-এ সব রসিদ, তারিখের সীমা দিয়ে। খুঁজুন রসিদ নং, শিক্ষার্থীর নাম বা আইডি দিয়ে; ছাঁকুন সব পদ্ধতি, সব ইউজার (কে আদায় করেছেন) আর বৈধ রসিদ / বাতিলসহ / শুধু বাতিল দিয়ে। কার্ডে মোট গৃহীত আর মাধ্যমভিত্তিক মোট — দিনশেষে ক্যাশ মেলাতে কাজে লাগে।

• আবার প্রিন্ট: সারির প্রিন্টার আইকন।
• রসিদ বাতিল (অধ্যক্ষ): সারির ✕ আইকন → কারণ লিখে নিশ্চিত করুন। রসিদ যে বিলগুলো পরিশোধ করেছিল সেগুলো আবার বকেয়া হয়, টাকা হিসাব থেকে বাদ যায়, রসিদটি বাতিল হিসেবে রেকর্ডে থাকে।

রসিদের কাগজের মাপ (A5, 80 mm থার্মাল, A4) আর উপরের/নিচের লাইন ঠিক হয় অ্যাডমিন › সেটিংস → রসিদ অংশে।

ছাড় ও বৃত্তি

ফুল ফ্রি, হাফ ফ্রি, মেধাবৃত্তি, কর্মচারীর সন্তান, দরিদ্র তহবিল — শিক্ষাবর্ষভিত্তিক, প্রতি শিক্ষার্থীর জন্য। শুধু অধ্যক্ষ (আর মালিক) এই পাতা দেখেন।

1. ফি › ছাড় ও বৃত্তি খুলুন, ছাড় যোগ করুন চাপুন।
2. শিক্ষার্থী খুঁজে বাছুন।
3. ফি-এর খাত — নির্দিষ্ট খাত (যেমন টিউশন) বা সব খাত।
4. ধরন: শতাংশ (%) অথবা নির্দিষ্ট পরিমাণ (প্রতি বিলে ৳); পরিমাণ লিখুন (যেমন হাফ ফ্রির জন্য ৫০)।
5. কারণ বাছুন (ফুল ফ্রি, হাফ ফ্রি, মেধাবৃত্তি, কর্মচারীর সন্তান, দরিদ্র তহবিল, ভাই-বোন, অন্যান্য) আর চাইলে নোট।
6. সংরক্ষণ করুন।

ছাড় শুধু সংরক্ষণের পরে তৈরি হওয়া বিলে বসে। আগে তৈরি বিলে ছাড় দিতে সেই বিলের পাতায় ছাড় / জরিমানা ব্যবহার করুন। ছাড় থামাতে সারির ছাড় বন্ধ করুন (আগের বিলের ছাড় থেকে যায়); ফেরাতে আবার চালু।

ভাই-বোন ছাড় আপনা-আপনি হয়: একই অভিভাবকের দ্বিতীয় সন্তান থেকে, মাসিক ফিতে। হার ঠিক হয় সেটিংস-এর বেতনে ভাই-বোন ছাড় (%) দিয়ে। কারও নিজের ছাড় থাকলে সেই খাতে ভাই-বোন ছাড়ের বদলে নিজের ছাড়টাই বসে।

বকেয়া তালিকা, নোটিশ ও এসএমএস তাগাদা

ফি › বকেয়া-এ ক্যাম্পাসের যাদের ফি বাকি, শ্রেণি-শাখাভিত্তিক দল করে: রোল, শিক্ষার্থী, বকেয়া মাস, বাকি, সর্বশেষ পরিশোধ, অভিভাবকের ফোন। ছাঁকুন সব শ্রেণি, সব শাখা, যেকোনো পরিমাণ (যেমন বকেয়া ≥ ১,০০০), যেকোনো মাস (যেমন ৩+ মাস বকেয়া) দিয়ে।

• সারির আদায় — সরাসরি কাউন্টারে।
• সারির প্রিন্টার আইকন — সেই শিক্ষার্থীর ফি বিবরণী।
• বকেয়া তালিকা প্রিন্ট — ছাঁকা তালিকা কাগজে।
• বকেয়া নোটিশ প্রিন্ট — প্রতিটি শিক্ষার্থীর জন্য আলাদা নোটিশ, ক্লাসে বিলি করার জন্য।

একসাথে এসএমএস তাগাদা

1. একসাথে SMS রিমাইন্ডার চাপুন (অধ্যক্ষ ও অফিস দেখেন) — এসএমএস ও হোয়াটসঅ্যাপ পাতা খোলে।
2. সেখানে বাকির রিমাইন্ডার চাপুন।
3. সর্বনিম্ন বাকি (৳) আর যত দিনের পুরনো বিল (দিন) দিন। কতজন শিক্ষার্থী, মোট কত বাকি, কতজনের ফোন নেই — গুনে দেখায়।
4. …টি রিমাইন্ডার পাঠান চাপুন।

প্রতি শিক্ষার্থীর অভিভাবক একটি এসএমএস পান; গত ২৪ ঘণ্টায় যাঁদের পাঠানো হয়েছে তাঁরা বাদ যান। এসএমএস গেটওয়ে না থাকলে বার্তা শুধু লগে থাকে (সেখান থেকে হোয়াটসঅ্যাপ লিংকে পাঠানো যায়)। গেটওয়ে ও কোন এসএমএস যাবে তা মালিক ঠিক করেন অ্যাডমিন › ইন্টিগ্রেশন-এ (ফি গ্রহণ, বাকির রিমাইন্ডার)। বিস্তারিত: এসএমএস ও নোটিশ।

অভিভাবকের অনলাইনে ফি দেওয়া

স্কুল অনলাইন পেমেন্ট চালু করলে (মালিক, অ্যাডমিন › অনলাইন পেমেন্ট — দেখুন অনলাইন পেমেন্ট, লাইসেন্স ও এআই) অভিভাবক ঘরে বসেই বিকাশ, নগদ বা কার্ডে ফি দিতে পারেন।

অভিভাবক যা করবেন:

1. অভিভাবক পোর্টালে লগইন করে সন্তানের নাম চাপুন, তারপর ফি ট্যাব।
2. অনলাইনে পরিশোধ অংশে যে বিলগুলো দেবেন সেগুলোতে টিক রাখুন। এখন দিতে হবে-তে মোট দেখায় (আজকের বিলম্ব জরিমানাসহ)।
3. বিকাশে পরিশোধ করুন, নগদে পরিশোধ করুন বা কার্ড / অন্যান্য (SSLCommerz) দিয়ে পরিশোধ চাপুন। পেমেন্টের পাতা খুলবে; সেখানে পেমেন্ট শেষ করুন।
4. পেমেন্ট শেষে ফলাফলের পাতা আসে:
   • পেমেন্ট সম্পন্ন হয়েছে — রসিদ নম্বরসহ; রসিদ দেখুন চাপলে মানি রসিদ।
   • আপনার পেমেন্ট নিশ্চিত করা হচ্ছে… — গেটওয়ে এখনো নিশ্চিত করেনি; কয়েক সেকেন্ড পর আবার দেখুন চাপুন।
   • পেমেন্ট বাতিল হয়েছে / পেমেন্ট সম্পন্ন হয়নি — এই চেষ্টায় কোনো টাকা কাটা হয়নি; ফি পেজে ফিরে যান চেপে আবার চেষ্টা করুন।

পেমেন্ট নিশ্চিত হলেই কাউন্টারের মতোই মানি রসিদ তৈরি হয়, বিল পরিশোধিত হয়, আর রসিদটি স্কুলের মানি রসিদ তালিকায় ওঠে — অফিসে আলাদা কিছু করতে হয় না। মোবাইল অ্যাপ থেকে দিলে ফলাফলের পাতায় অ্যাপে ফিরে যান বোতাম আসে।

ফি বিবরণী

একজন শিক্ষার্থীর পুরো হিসাব (সব বিল, প্রতিটি পরিশোধ, চলতি বাকি) এক পাতায় পেতে:

• কাউন্টারে শিক্ষার্থী বেছে ফি বিবরণী চাপুন, অথবা
• বকেয়া পাতায় সারির প্রিন্টার আইকন চাপুন।

নতুন ট্যাবে প্রিন্টের পাতা খোলে। অভিভাবক নিজে পোর্টালের ফি ট্যাবে স্টেটমেন্ট অংশে একই হিসাব দেখেন।