এসএমএস, হোয়াটসঅ্যাপ ও নোটিশ

প্রতিষ্ঠান থেকে অভিভাবকদের যত বার্তা যায় — অনুপস্থিতির খবর, ফি পাওয়ার রসিদ, ফলাফল, বকেয়া, নোটিশ বা হাতে লেখা মেসেজ — সব এক জায়গায় লগ হয়: শিক্ষার্থী › এসএমএস ও হোয়াটসঅ্যাপ। আর স্কুলের ঘোষণা দেওয়া হয় সারসংক্ষেপ › নোটিশ থেকে।

এসএমএস গেটওয়ে না থাকলে কী হয়

এসএমএস পাঠাতে একটি বাংলাদেশি এসএমএস প্রোভাইডারের অ্যাকাউন্ট লাগে, যা মালিক অ্যাডমিন › ইন্টিগ্রেশন-এ যুক্ত করেন (বিস্তারিত: অনলাইন পেমেন্ট, লাইসেন্স ও এআই)।

গেটওয়ে না থাকলে পাতার উপরে হলুদ লেখা দেখাবে: "কোনো এসএমএস গেটওয়ে সেট করা নেই, তাই বার্তা লগ হয় কিন্তু পাঠানো হয় না। …"। তবু কাজ থেমে থাকে না — প্রতিটি বার্তার পাশে সবুজ হোয়াটসঅ্যাপ আইকন আছে। চাপলে আপনার ফোন বা কম্পিউটারে লেখাসহ হোয়াটসঅ্যাপ খোলে, আপনি নিজে Send চাপলেই অভিভাবকের কাছে চলে যায়। এর জন্য কোনো সেটআপ লাগে না।

কোন বার্তা নিজে থেকে যায়

মালিক অ্যাডমিন › ইন্টিগ্রেশন-এর স্বয়ংক্রিয় মেসেজ অংশে ঠিক করেন কোনগুলো যাবে:

• অনুপস্থিতির বার্তা — দৈনিক হাজিরায় শিক্ষার্থী অনুপস্থিত থাকলে।
• ফি গ্রহণ — প্রতিটি পরিশোধের পর রসিদ নম্বর ও বাকি বকেয়াসহ।
• পরীক্ষার ফলাফল — ফলাফল প্রকাশ হলে জিপিএ ও মেধাক্রম।
• ভর্তি — আবেদন পাওয়া, পরীক্ষার জন্য বাছাই ও ভর্তি।
• বাকির রিমাইন্ডার — বার্তা পেজ থেকে একসাথে বকেয়ার এসএমএস পাঠানোর অনুমতি।

বার্তার লগ দেখা

উপরের কার্ডগুলো এই মাসের হিসাব দেয়: এ মাসে মোট কত, পাঠানো হয়েছে, পাঠানো যায়নি, আর ব্যবহৃত এসএমএস পার্ট (বেশিরভাগ গেটওয়ে প্রতি পার্ট হিসেবে টাকা কাটে)।

ফিল্টার দিয়ে খুঁজুন:

• ফোন বা লেখা — অভিভাবকের নম্বর বা মেসেজের কোনো শব্দ।
• যেকোনো অবস্থা — যেমন পাঠানো যায়নি বা খসড়া (পাঠানো হয়নি)।
• যেকোনো উদ্দেশ্য — ফি গ্রহণ, বাকির রিমাইন্ডার, নোটিশ ইত্যাদি।
• এসএমএস না হোয়াটসঅ্যাপ, আর তারিখের পরিসর (শুরুতে গত ৩০ দিন)।

প্রতিটি সারিতে কখন, প্রাপক (কয় পার্টের এসএমএস), মেসেজ আর অবস্থা দেখায়। ফি বা শিক্ষার্থীর সাথে যুক্ত বার্তায় বিল / শিক্ষার্থী লিংক থাকে।

• পাঠানো যায়নি বা পাঠানো হয়নি (গেটওয়ে নেই) অবস্থার বার্তায় এখনই আবার চেষ্টা বোতাম আসে।
• খসড়া (পাঠানো হয়নি) বার্তা (যেমন এআই অ্যাসিস্ট্যান্ট দিয়ে তৈরি) কেউ পাঠান না চাপা পর্যন্ত যায় না। পাশে এখনই এই খসড়া পাঠান আর এই খসড়া বাদ দিন বোতাম আছে। খসড়া থাকলে উপরে বেগুনি লেখায় খসড়াগুলো দেখুন লিংক আসে।

একজন অভিভাবককে মেসেজ পাঠানো

1. নতুন মেসেজ চাপুন।
2. শিক্ষার্থীর অভিভাবক বেছে শিক্ষার্থীর নাম বা আইডি লিখে বাছুন — অভিভাবকের নম্বর নিজে থেকে বসে যায়। অন্য কাউকে পাঠাতে যেকোনো নম্বর বাছুন।
3. মেসেজ ঘরে লিখুন (ইংরেজি বা বাংলায়)। নিচে দেখাবে কয় অক্ষর আর কয় পার্ট লাগবে।
4. পাঠান চাপুন। গেটওয়ে না থাকলে বার্তা শুধু লগ হয়; তখন হোয়াটসঅ্যাপে খুলুন চাপুন।

বাকির রিমাইন্ডার একসাথে

1. বাকির রিমাইন্ডার চাপুন।
2. সর্বনিম্ন বাকি (৳) আর যত দিনের পুরনো বিল (দিন) ঠিক করুন (শুরুতে ১০০ টাকা ও ৭ দিন)।
3. নিচে গণনা দেখাবে: কতজন শিক্ষার্থী, মোট কত বকেয়া, কতজনের মোবাইল নম্বর নেই, কতজনকে আজ আগেই মনে করানো হয়েছে।
4. N টি রিমাইন্ডার পাঠান চাপুন।

প্রতিটি শিক্ষার্থীর অভিভাবক একটি এসএমএস পান, যাতে এই ক্যাম্পাসে মোট বকেয়া লেখা থাকে। গত ২৪ ঘণ্টায় যাদের মনে করানো হয়েছে, তারা বাদ পড়ে। মালিক ইন্টিগ্রেশনে বাকির রিমাইন্ডার বন্ধ রাখলে একটি টিক বক্স আসে — টিক দিলে তবু পাঠানো যায়।

একজনকে আলাদা করে মনে করাতে ফি › বকেয়া তালিকায় তাঁর পাশের মনে করান বোতাম ব্যবহার করুন (ফি)।

নোটিশ লেখা

সারসংক্ষেপ › নোটিশ খুললে চলমান নোটিশগুলো দেখায়, পিন করা নোটিশ সবার উপরে। নতুন নোটিশ দিতে:

1. নতুন নোটিশ চাপুন।
2. শিরোনাম আর নোটিশ লিখুন।
3. যাদের জন্য বেছে নিন:
   • সবাই — স্টাফ, অভিভাবক, শিক্ষার্থী সবাই।
   • শুধু শিক্ষক-কর্মচারী — অভিভাবকরা দেখবেন না, পাবলিক বোর্ডেও যাবে না।
   • অভিভাবক ও শিক্ষার্থী।
   • একটি শ্রেণি — তখন শ্রেণি বাছতে হয়।
4. ক্যাম্পাস — নির্দিষ্ট ক্যাম্পাস, অথবা ফাঁকা রাখলে সব ক্যাম্পাস।
5. প্রকাশের তারিখ — ভবিষ্যতের তারিখ দিলে নোটিশ সেদিন থেকে দেখাবে (ততদিন নির্ধারিত)।
6. যে তারিখের পর সরবে — রেখে দিতে ফাঁকা রাখুন।
7. দরকার হলে উপরে পিন করুন আর পাবলিক নোটিশ বোর্ডে দেখান টিক দিন।
8. সংরক্ষণ করুন — "নোটিশ প্রকাশিত হয়েছে"।

অভিভাবকরা নোটিশ অভিভাবক পোর্টাল ও মোবাইল অ্যাপে দেখেন (অভিভাবক পোর্টাল)।

নোটিশ সম্পাদনা, পিন ও মুছে ফেলা

তালিকা থেকে নোটিশে ক্লিক করুন। নিচে বোতাম: সম্পাদনা, পিন / পিন সরান, মুছুন। এআই অ্যাসিস্ট্যান্ট দিয়ে তৈরি খসড়া নোটিশে "খসড়া — প্রকাশিত নয়" লেখা থাকে; সেখানে প্রকাশ করুন চাপলে তবেই সবাই দেখবেন।

পুরনো ও নির্ধারিত নোটিশ দেখতে তালিকার উপরের ফিল্টারে নির্ধারিত ও মেয়াদোত্তীর্ণসহ বাছুন।

নোটিশ এসএমএসে পাঠানো

1. নোটিশটি খুলে অভিভাবকদের এসএমএস পাঠান চাপুন।
2. ডায়ালগে দেখাবে কয়টি এসএমএস যাবে। প্রতিটি অভিভাবকের মোবাইলে একটি — ভাই-বোনের অভিভাবক একই হলে একটিই যায়। এসএমএসে লেখা থাকে "Notice: <শিরোনাম>" আর প্রতিষ্ঠানের নাম।
3. N টি এসএমএস পাঠান চাপুন।

একবারে বেশি নম্বর হলে ("একবারে অনেক বেশি …") নোটিশটি একটি শ্রেণি বা ক্যাম্পাসের জন্য করুন। আগে পাঠানো নোটিশ আবার পাঠাতে চাইলে আগে N টি নম্বরে পাঠানো হয়েছে — আবার পাঠান টিক দিতে হয়। শুধু শিক্ষক-কর্মচারীর নোটিশ এসএমএসে যায় না।

পাবলিক নোটিশ বোর্ড

পাবলিক নোটিশ বোর্ডে দেখান টিক দেওয়া নোটিশগুলো একটি খোলা পাতায় দেখা যায় — লগইন লাগে না। নোটিশ পাতার উপরের পাবলিক নোটিশ বোর্ড বোতাম চাপলে লিংকটি (/board/<আপনার-প্রতিষ্ঠান>) নতুন ট্যাবে খোলে। এই লিংক স্কুলের ফেসবুক পেজ, ওয়েবসাইট বা অভিভাবকদের হোয়াটসঅ্যাপ গ্রুপে দিয়ে রাখুন।